Leading Partnersin Uudet työnteon tavat –sarjassa käsitellään ajankohtaisia ilmiöitä ja nostoja asiantuntijatyön arjesta. Koronan tuoma digiharppaus ja monipaikkatyö tarjoavat haasteiden lisäksi myös mahdollisuuksia. Oletko jo ottanut nämä työnteon tavat kokeiluun? 

Olemme nyt muutaman vuoden ajan tottuneet toimimaan hyvin paljon etänä. Erilaiset etänä pidettävät koulutukset, tiimipalaverit ja sidosryhmätapaamiset ovat saaneet rakennetta ja selkeyttä etäfasilitoinnista. Nimensä mukaisesti tällä tarkoitetaan verkon välityksellä tapahtuvaa vuorovaikutusta, jonka sujuvuudesta vastaa fasilitaattori. Etäfasilitaattorin työvälineitä ovat esimerkiksi erilaiset jäänrikkomisen metodit, pienryhmäkeskustelut ja aikataulutus.

Monipaikkatyöhön siirtyessä osa organisaatioista on huomannut, että jotkut palaverit kannattaa pitää jatkossakin etänä, hyödyntäen etäfasilitoinnin periaatteita. Tämän on nähty lisäävän vuorovaikutuksellisuutta ja toimivan erityisen hyvin esimerkiksi innovointia vaativissa tilanteissa. Tästä syystä etäfasilitoinnin taidot eivät suinkaan ole menneen talven lumia. Päinvastoin – monipaikkatyön hyödyntäminen tulee olemaan jatkossakin hyvin suosittua, kuten Suomen Yrittäjien teettämä kysely osoittaa.

”Uskallamme väittää, että fasilitoinnin taidot ovat yleisemmälläkin tasolla tarpeellisia jokaiselle työelämässä toimivalle henkilölle.”

Monessa arkisessa tilanteessa on hyötyä taidosta osallistaa ihmisiä keskusteluun ja varmistaa asioiden edistyminen ja toimeenpano. Osallisuuden edistäminen parantaa keskustelun tai hyväksyttävyyttä, jolloin asian toimeenpano sujuvoituu.

Fasilitoinnissa on kyse ennen kaikkea siitä, että käsillä oleva tilanne saadaan vietyä eteenpäin johdonmukaisesti, aikataulussa ja kaikki osallistujat huomioiden. Fasilitoinnin toteuttajan, eli fasilitoijan, tehtävänä on siis mahdollistaa keskustelun sujuvuus – oli kyseessä sitten konfliktitilanne, koulutuspäivä tai etäpalaveri.

Leading Partnersin Aura toimii Tampere Business Campuksella henkilöstön kehittämisen asiantuntijana. Hän on ollut vastuussa kymmenistä erilaisista etätilaisuuksista ja niiden fasilitoinnista. Tilaisuudet ovat olleet pääasiassa verkostoitumiseen ja benchmarkkaamiseen tähtääviä, eli pääpainona niissä on ollut ideoiden jakaminen.

Alle koostettu seitsemän kohdan vinkkilista on muodostunut näiden etänä pidettävien verkostotilaisuuksien etäfasilitointien opeista. Ottamalla vinkit haltuun voit kehittää omaa etäfasilitoinnin taitoasi. Vinkit toimivat myös hyvänä muistutuslistana, jos asiat ovat muuten tuttuja.

1.Valmistele, valmistele ja valmistele 

Hyvä valmistelu on mahdotonta jättää vinkkilistasta pois, ja annamme muutamia konkreettisia esimerkkejä siihen liittyen. Ennen sovittua aloitusaikaa kannattaa laittaa tuleva aikataulu dialle ja näkyville. Dia voi yksinkertaisuudessaan sisältää tilaisuuden aloitus-, ja lopetusajan, teeman, tauon paikan ja jonkin kuvan.

Ota itsellesi ylös osallistujien tiedot ja mieti, tullaanko tilaisuudessa tekemään pienryhmätyöskentelyä. Jos tämä on tarpeen, mieti myös, mitä pienryhmässä pohditaan ja miten ryhmien kommentit puretaan yhteisesti? Mieti valmistautuessasi suunnitelma myös alla olevien kohtien osalta.

2. Johdonmukaisuus 

Pidä tilaisuuden agenda mahdollisimman simppelinä ja realistisena. Kerro agenda ja aikataulu osallistujille heti alussa ja kerro heille myös, mikä on sinun roolisi tilaisuudessa. Ohjeista ennalta mietitty käytäntö videokuvien ja mikrofonien päällä pitämisen osalta sekä tavat kertoa oma mielipiteensä (puheenvuoron ottaminen itse, viittaaminen, chattiin kirjoittaminen).

Suhteuta kommentointiin ja keskusteluun käytettävä aika tilaisuuden kokonaiskestoon. Jos tilaisuudessa ilmenee tarvetta jatkokeskusteluille, siirtäkää tämä toiseen ajankohtaan. Näin varmistat aikataulussa pysymisen.

3. Murra jää 

Fasilitointi tulisi mieltää suunniteltuna keskustelun mahdollistajana. Jään murtamisella rohkaiset osallistujia rentoutumaan ja osallistumaan vapaammin, eli luot psykologista turvallisuutta.

Yhteistyön sujuvoittaminen alkaa etänä jo silloin, kun ensimmäinen osallistuja saapuu linjoille. Tilanteesta riippuen voit toivottaa tulijan tervetulleeksi, kysyä kuulumisia, ohjeistaa hakemaan kupposellisen kahvia ennen aloitusta tai kirjoittamaan chattiin tervehdyksen muille tulijoille ja reagoimaan toisten kirjoittamiin viesteihin.

Kun kaikki osallistujat ovat paikalla, on (jälleen tilanteesta riippuen) hyvä käydä läpi osallistujien odotukset tilaisuudelle. Tämän yhteyteen voi jään murtamiseksi liittää vaikkapa fiiliskuvan, josta osallistujat saavat valita sen hetkistä tunnelmaa parhaiten kuvaavan ilmeen.

4. Kannusta videokuvien päällä pitämiseen

Etäily saattaa tuntua ajoittain hyydyttävältä. Kaikista hyydyttävintä on kuitenkin se, jos joutuu tuijottamaan monta tuntia toisten nimikirjaimia ruudulta näkemättä tärkeää työyhteisöään lainkaan. Tästä syystä videokuvien päällä pitämiseen kannattaa kannustaa verkkoyhteyksien salliessa.

Jos neuvosta ei oteta vaaria, suosi esimerkkinä toimimista. Pidä oma videokuvasi päällä koko tilaisuuden ajan. Näin muiden kynnys avata oma kamera pienenee edes hieman.

Eri yritysten hyvinkin moninaiset käytänteet videokuvien päällä pitämisestä aiheuttavat sen, että videokuvien avaamisen pakottaminen ei ole kannattavaa. Voit esimerkiksi kuitenkin ehdottaa avaamaan videon edes alun fiiliskierroksen ajaksi.

5. Mahdollista kaikkien osallistuminen 

Tässä kohtaa osallistujalistan näkyvissä pitämisestä on jälleen hyötyä. Sen avulla voit seurata, ketkä osallistujista ovat olleet äänessä ja minkälaisia asioita he ovat maininneet. Nämä antavat sinulle avaimet keskusteluttaa samoja tai risteäviä kommentteja sanoneita henkilöitä. Tämän lisäksi näet, jääkö joku osallistuja hiljaisemmaksi.

Muista antaa puheenvuoroja myös näille hiljaisimmille osallistujille. Voit tehdä esimerkiksi niin, että toisen osallistujan kommentin jälkeen kysyt hiljaisemmalta osallistujalta, haluaako hän lisätä asiaan jotain. Älä kuitenkaan painosta, sillä valokeilaan joutuminen voi olla haastava paikka kenelle tahansa.

6. Pidä taukoja 

Pienikin tauko virkistää, lepuuttaa silmiä ja laittaa veren kiertämään aivoissa. Katkaise palaveriputki antamalla mahdollisuus taukoon esimerkiksi puolessa välissä tilaisuutta.

7. Pysy rauhallisena  

Ainakaan me emme ole onnistuneet välttämään IT-ongelmia etätilaisuuksissa. Niihin liittyvät ongelmat ovat turhauttavia, mutta osallistujat ovat varmasti kohdanneet niitä itsekin, ja yleensä ymmärrystä löytyy. Jos ja kun ongelmia tulee, pysy tilanteessa rauhallisena. Voit esimerkiksi sanoittaa ääneen tilannetta osallistujille: ”Nyt näyttää siltä, että oikea dia ei jostain syystä näy valikossa. Pieni hetki, haen dian uudelleen.”

Loppujen lopuksi kaikki linjoilla olevat ovat myös ihmisiä ja haluavat tilaisuuden onnistuvan. Fasilitoijan valmistautuminen mahdollisimman hyvin ja tilanteen päällä oleminen edistävät sujuvaa kokoontumista etänäkin.

 

Mitkä asiat sinä olet huomannut toimivimmiksi osallistuessasi fasilitoituun etätyöskentelyyn?

Voit jatkaa keskustelua LinkedIN sivullamme!

 

Tekstin kirjoittaja, Leading Partnersin Aura, toimii Tampere Business Campuksella henkilöstön kehittämisen asiantuntijana. Hän on ollut vastuussa kymmenistä erilaisista etätilaisuuksista ja niiden fasilitoinnista. Tilaisuudet ovat olleet pääasiassa verkostoitumiseen ja benchmarkkaamiseen tähtääviä, eli pääpainona niissä on ollut ideoiden jakaminen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

---

 

<<Palaa blogiteksteihin                                                                                                                                    Tutustu palveluihimme>>

 

---